拍卖资料管理规范（试行）

中拍协字【2004】   第1号

一、拍卖资料的内容

1．委托拍卖合同，或者是委托拍卖函、人民法院的协助执行通知书。委托人的有关资料、登记表、证照复印件等。标的的保管、保险、移交等事项的有关资料。

2．拍卖公告。包括刊登公告的剪报或复印件；或是电视录像、电台广播录音。

3．标的资料。包括标的目录，标的有保留价的，应有保留价确认书；标的要求评估或鉴定的，应具备评估或鉴定报告；标的需要确认所有权或处分权的，应具备委托人对标的享有所有权或处分权的证明；标的拍卖需要批准的，应具备有关部门的批准文件。

4．查看拍卖标的的有关资料。包括查看人的登记资料等。

5．竞买登记记录。包括竞买人姓名、竞买牌号、联系电话、身份证明复印件、竞买保证金收据复印件等。如果是委托代理竞买的，还应具备委托授权书，以及委托人和代理人姓名、联系电话、身份证明复印件等。

6．拍卖规则。根据标的不同，还应包括拍卖有关注意事项，或是拍卖人与竞买人签署的竞买协议书，或是竞买人签署的竞买规则确认书等。

7．拍卖笔录（见附表1）。应包括拍卖师和记录人的签名；拍卖成交的，还应包括买受人的签名。

8．成交确认书（见附表2）。应由买受人和拍卖人签署。

9．移交标的的资料。应保存标的交割的有关书面材料，包括提货单、产权变更的合同标准文本、相关证照副本复印件。标的款及佣金付款凭证复印件。

10．流拍、中止和终止拍卖的有关资料。

二、拍卖资料的管理

1．管理方式

（1）以拍卖会为单元将拍卖的档案内容资料整理存档。

（2）以档案的各项内容为单元，按照年度或月度分类存档。

2．管理要求

（1）资料真实、准确、完整，查阅方便。

（2）每个企业（含分支机构）的档案管理方式必须是两种方式之一，不可混用。

（3）每个拍卖档案均应建立档案目录和编号。编号应体现时间性或主要标的的属性等。

3．存档时间

自委托拍卖合同终止之日起计算，不得少于五年。

 4．检索

企业应建立档案索引。有条件的应建立主要计算机档案索引和主要拍卖指标数据库。主要拍卖数据库应包括：档案编号、拍卖会时间和地点、拍卖师姓名、标的名称、委托人名称、评估价、保留价、成交价、买受人名称和竞买牌号、买方佣金额、卖方佣金额、交割日期等；暂时不具备条件的企业也应积极创造条件，争取尽快实现档案的电子化管理。